4. 온라인 회의를 매끄럽게 진행하는 사장의 노하우

실시간 온라인 회의를 똑똑하게 진행하는 방법

명강의로 인기를 끌던 교수들도 온라인상에서는 체면을 구기는 경우가 적지 않다.

그 이유는 강의실 언어와 온라인 언어가 다르기 때문이다.
온라인 커뮤니케이션에서 진행자가 가장 먼저 해야 할 일은 참여자들에게 매뉴얼을 알려주는 것이다. 간단한 것이지만, 이 첫 단추가 제대로 끼워지지 않으면 이후 혼란이 눈덩이처럼 불어날 수 있다.

결혼 예식이나 행사 직전에 사회자들이 단골로 하는 멘트가 있다. “원활한 식 진행을 위해 휴대전화는 무음으로 해주시길 부탁드립니다.” 온라인 수업이나 회의에서도 필요하다면 ‘음 소거’를 부탁하고, 어떤 방식으로 진행할 것인지 안내해야 한다.

예를 들어 한 사람이 프로젝트 진행 사항을 브리핑한 다음 이후 다 같이 의견을 나누는 방식으로 회의가 진행된다고 해보자. 브리핑 시에는 음소거를 요청하고, 토의 시간에는 채팅창에 의사를 표시하거나 손을 들도록 하는 방식이 적절하다. 질문이나 의견이 있다고 바로 말을 시작하면 여러 사람의 말이 겹칠 수 있기 때문이다.

또한 참여자가 많다면 한 영상에서 모두의 모습을 확인할 수 없기 때문에 채팅창을 통해 의사를 미리 밝히고 발언권을 얻는 편이 효율적이다.

진행 방식은 브리핑이나 업무 지시 같은 일방향 전달인지, 아니면 질의응답 등의 의견 개진인지, 소규모 토론인지에 따라 각기 달라져야 한다.

Zoom의 경우는 소회의실을 운영할 수 있어서, 개별 논의를 진행한 후 의견을 취합할 수 있다.

전체 방에서 기본적인 내용을 고지한 뒤 소회의실을 몇 개 만들어 팀원끼리 의견을 나누도록 하는 것이다. 그다음 다시 메인 방에 모여 팀별 논의 사항을 공유하면 된다.

중요한 것은 리더가 어떤 방식으로 진행할지 판단해 미리 알려야 한다는 점이다. 즉흥적으로 ‘이렇게 할까? 저렇게 할까?’ 생각하고 시험해보면 다같이 우왕좌왕하게 된다.

시간의 안배도 매우 중요하다. 모니터 안 온라인 세상은 공간적인 여유가 없고 더 많은 집중을 요구하기 때문에 참여자들의 피로도가 높다.

따라서 온라인 회의는 평소보다 짧고 간결하게 진행하는 센스가 필요하다.